在打印预览中检查溢出

打印预览（print preview）显示页面印在纸上的样子。溢出（overflow）指有东西放不下：表格比页边距还宽、文字被截断，或几行文字被推到多出的一页。这是文档制作的最后一步，前面每一课留下的错误都在这里被发现。

要检查什么？

• **宽度溢出：**表格或图像越过右边距。
• **长度溢出：**最后一页只有一两行，或只有一行表格。
• **文字被截断：**单元格高度固定，文字被切掉。
• **行被拆开：**同一行表格被分到两页。
• **页眉和页脚：**每一页都有，并且正确。
• **页数：**如果题目给出页数，要与之相符。

步骤

1. 打开打印预览，从第一页开始。
2. 逐页查看，对表格放大检查。
3. 把页数与题目要求对照。
4. 记下每个问题，并在文档里修正。
5. 再次打开预览，重复检查直到没有问题。

示例

虚构数字。一页的文字区高度为 247 mm，每行正文连行距共高 5 mm。

第 1 步。每页行数 = 247 ÷ 5 = 49.4，所以每页49 整行。

**第 2 步。**文档有 100 行。两页能放 49 × 2 = 98 行。

**第 3 步。**100 − 98 = 2 行剩下，所以第三页只有两行。

**第 4 步。**修正：略微减小段落间距，让 100 行放进两页，或把文字缩短。不要把字号缩到低于题目规定的大小。

**第 5 步。**再次预览：两页，页脚分别为“第 1 页，共 2 页”和“第 2 页，共 2 页”。

再看宽度：一个表格的各栏为 60、45、40 和 35 mm，总宽 180 mm。文字区宽度是 170 mm，所以溢出 10 mm。把各栏收窄，使总和不超过 170 mm。

一个常见错误

学生只在屏幕上检查文档就交了。

**错误结果：**纸上的表格超出右边距 10 mm，第 3 页还有一行孤零零的文字。

纠正方法是每次都打开打印预览，逐页查看，修正之后再提交。

自测

1. 文字区高度 247 mm，每行 5 mm。一份文档有 150 行。需要几页？

2. 一个表格宽 172 mm，文字区宽度是 170 mm。溢出多少？

3. 为什么只看屏幕是不够的？

接下来学什么？

做文档制作练习，把所有检查组合起来。要编辑已完成的文档，请看文档编辑与校对。把ICT 实操任务与证据检查器当作最后的核对清单。

最后检查总是做不完或漏项的话，一对一线上 ICT 补习的老师可以带你计时练习，直到一分钟内做完。