分别检查放映与导出版本

一份演示有两种存在形式：你放映的幻灯片，和你交出去的文件。两者要分别检查，因为各自可能出现对方隐藏起来的问题。为每个版本准备一份简短、可重复的检查清单，几乎能发现所有问题。

这是演示文稿的最后一课。它依赖第一课的母版和第四课的导航。这里的文件和名字都是虚构的练习材料。

每个版本要检查什么？

放映模式（从第 1 张开始放映）：

1. 每张幻灯片都出现，顺序正确。
2. 文字从远处也能读，没有溢出。
3. 图示和箭头对齐并有标签。
4. 页码正确。
5. 每个链接和按钮都有效，而且有路返回。
6. 动画或切换效果是在帮忙而不是分散注意，没有它幻灯片仍然看得懂。

导出的文件（用阅读器打开，不是编辑软件）：

1. 文件可以打开，类型是任务要求的类型。
2. 页数与你打算包含的幻灯片数量一致。
3. 字体、图片和颜色看起来与设计一致。
4. 没有文字移位或被截掉。
5. 如果格式支持链接，链接仍然有效。
6. 文件名清楚，没有多余的空格或符号，并以正确的扩展名结尾。

有些功能，例如动画，在导出的文档里可能不存在。这是正常的，所以幻灯片在最终状态下必须说得通。

例题：一步一步来

虚构任务：把八张幻灯片的海滩社团演示导出为固定版面的文档，发给社长。

**第 1 步，放映检查：**从第 1 张放映。八张都出现。目录链接有效。第 5 张的一个箭头标签与方框重叠。

**第 2 步，修正并重放：**缩短标签，重新放映第 4 至 6 张。现在没有问题了。

**第 3 步，导出：**使用导出或另存为选项，选择固定版面格式，文件命名为 beach_club_talk_v1，扩展名由软件自动加上。

**第 4 步，打开导出文件：**用阅读器打开。共有 8 页，与 8 张幻灯片对应。第 3 页用了替代字体，有一行换行了。

**第 5 步，修正原因：**回到演示文稿，在母版上改用常见字体，重新导出，再检查第 3 页和第 5 页。

**第 6 步，记录证据：**记下做过的检查，并保留最终导出文件第 5 页的屏幕截图，显示已修正的标签。

放映检查发现了版面问题，导出检查发现了字体问题。只做其中一种检查，就无法同时发现两个问题。

要留意的错误

**错误做法：**同学在编辑视图里看到演示正常，就把 talk.pptx 改名为 talk.pdf 提交。

这个文件无法当作文档打开，因为改名并没有转换内容。

正确的做法是使用导出选项，然后打开结果。把导出的文件当作需要检查的新成果，即使你刚检查过幻灯片也一样。

自测

1. 一份演示有 12 张幻灯片，导出的文件有 14 页。你要检查什么？

2. 导出的文件里没有出现某个动画。这是故障吗？

3. 为什么要用阅读器而不是编辑软件打开导出的文件？

接下来

你现在已经学完演示文稿的五项技能。用混合练习题一起检验，再把完成的任务放进 ICT 实践任务与证据检查器检查一遍。

如果你想让老师看着你从制作到导出走完一遍，一对一 ICT 线上补习可以安排。