把发现归入有用的结构

要把发现归类，就按读者想知道什么来整理笔记，再给每一组一个写明内容的小标题。相关的事实放在一起，报告更容易读，组织也更容易被评分者看见。

这项技能出现在报告与长篇写作中的计划阶段，在电邮和文章里也有帮助，因为每个段落都需要一个清楚的任务。

怎样决定哪些笔记属于同一组？

如果两条笔记回答读者的同一个问题，它们就属于同一组。“Library closes at 1.30 p.m.” 和 “Students want it open after school” 都回答“学生什么时候可以使用图书馆？”，所以放在同一个标题下。

如果读者只看标题就能猜到内容，这个标题就有用。“Opening hours” 可以，“Point 1” 和 “Other” 不行。

归类笔记的步骤

1. 先把所有笔记读一遍，不要动笔。
2. 问清读者是谁，以及他们需要做什么决定。学校委员会需要的分组和同学不一样。
3. 用同一个字母或颜色标出相关的笔记。
4. 给每组起名，用简短的名词短语，例如 “Study space”。
5. 检查大小。 以三到四组为目标。单独一条笔记通常应并入其他组，十条的一组通常应拆开。
6. 把各组排成合理的顺序，一般先写最重要或最概括的。

例题

题目：向学校委员会报告 Form 4 学生如何使用食堂。你和 24 名学生谈过之后做了这些笔记。

• Queue takes 15 minutes or more
• Nasi lemak sells out by 10.30 a.m.
• Only one payment counter
• Few vegetable dishes
• Tables too close together
• Students bring food from home on busy days
• Not enough seats at recess

步骤 1，通读： 这些笔记讲的是等候、食物和空间。

步骤 2，读者： 委员会想知道要改什么，所以分组应指向他们能改变的事。

步骤 3，标记：

• Waiting: queue takes 15 minutes or more; only one payment counter
• Food: nasi lemak sells out by 10.30 a.m.; few vegetable dishes; students bring food from home on busy days
• Space: tables too close together; not enough seats at recess

步骤 4，命名： “Queues and payment”、“Food choices”、“Seating space”。

步骤 5，检查大小： 三组，每组两三条笔记。合适。

步骤 6，排序： 排队放第一，因为这是最常见的投诉。

现在这份计划成了委员会可以采取行动的三个短部分，而不是七句零散的话。

要留意的错误

一个常见的失误是每条笔记各设一个标题，或者在最后放一个叫 “Other” 的剩余组。

错误的计划： Queue / Nasi lemak / Payment / Vegetables / Tables / Food from home / Seats / Other

七条笔记有七个标题，等于什么都没归类，读者还得自己整理。

纠正的方法是问“这条笔记回答的是什么问题？”，并把回答同一个问题的笔记合并。如果某条笔记真的放不进任何一组，它可能本来就不该出现在报告里。写作修改对比视图适合用来对照旧计划和重新归类后的计划。

自我检测

1. 把这些笔记归为两个标题并命名：“Hall is hot at midday”、“Microphone often fails”、“Seats are hard”、“Sound echoes at the back”。

2. “Other points” 是有用的标题吗？请说明理由。

3. 一份报告有十条笔记和六个标题，每个标题只有一两条笔记。你应该怎么做？

接下来学什么

分组清楚之后，下一步是把事实和建议分开，见区分观察与建议。然后可以用报告练习检测整个模块。

有些学生练习时计划得很好，但真正考试的读者稍有不同时就卡住了。线上一对一第二语言英语补习中的老师可以给你新的题目，并观察你如何选择分组。