个别余额是某一位有名字的客户或供应商所欠或被欠的金额。控制总数是整个分类账的数字。题目会考你能否分清两者，也会考你是否知道控制账户余额应等于个别余额之和。
本课接续编制应收账款控制账户，属于控制账户课题。
每个数字放在哪里？
公司为赊账客户保存两层记录。
- 销售分类账为每位客户设一个账户。每张发票、付款和退货都逐笔记入。它是附属账簿，不属于总分类账。
- 应收账款控制账户在总分类账里。它只接收总数，例如当月销售日记账总数和当月收款总数。
同样的交易会记入两处：逐笔记入客户账户，再以总数记入控制账户。所以两者应当一致。
两层如何连起来？
- 每张发票逐笔过账到客户账户的借方。
- 销售日记账总数一次过账到控制账户的借方。
- 每张收到的支票逐笔过账到客户账户的贷方。
- 收款与退货的总数过账到控制账户的贷方。
- 月底列出各个别期末余额。总和必须等于控制账户余额。
例题
Pelita Printing 六月有三位赊账客户。6 月 1 日期初余额为 Alia RM 1,200、Bakar RM 2,000、Chong RM 800。
| 客户 | 发票 | 收到支票 | 退货 |
|---|---|---|---|
| Alia | 3,500 | 1,200 | 300 |
| Bakar | 1,800 | 2,000 | 0 |
| Chong | 3,100 | 500 | 400 |
个别期末余额：
- Alia：1,200 + 3,500 − 1,200 − 300 = RM 3,200
- Bakar：2,000 + 1,800 − 2,000 = RM 1,800
- Chong：800 + 3,100 − 500 − 400 = RM 3,000
余额清单合计 3,200 + 1,800 + 3,000 = RM 8,000。
控制账户总数： 期初 1,200 + 2,000 + 800 = 4,000。赊销 3,500 + 1,800 + 3,100 = 8,400。支票 1,200 + 2,000 + 500 = 3,700。退货 300 + 0 + 400 = 700。
| 借方 | RM | 贷方 | RM |
|---|---|---|---|
| 余额 b/d | 4,000 | 银行 | 3,700 |
| 赊销 | 8,400 | 销售退回 | 700 |
| 余额 c/d | 8,000 | ||
| 12,400 | 12,400 |
控制账户余额 RM 8,000 等于个别余额清单。两条路得出同一个总数，但只有销售分类账能说出 Alia 欠 RM 3,200。
要留意的错误
常见的失误是从控制账户读出个别余额。
错误答案： “6 月 30 日 Alia 欠多少？”学生回答 RM 8,000，因为这是控制账户的余额。
RM 8,000 是三位客户加起来所欠的总额。
纠正方法是让问题对应正确的一层。问某位有名字的客户，要看个别账户。问所有客户，或分类账总数，要看控制账户。
自我检测
先在纸上做，再打开每个答案。
1. 当月销售日记账总数为 RM 31,500。它在控制账户的哪里过账，记在哪一方？
显示答案
它以总数一次过账，记在应收账款控制账户的借方。每张发票也会逐笔过账到客户账户，那是另一个步骤。
2. 下列哪一项可以从某位客户的个别账户查到，但无法从控制账户查到？(a) 所有客户所欠总额；(b) Bakar 所欠金额；(c) 当月赊销总额。
显示答案
(b)。 控制账户只有总数，所以某位客户所欠金额要从他自己的账户查。
3. 一位客户以支票付款 RM 600。写出客户账户和控制账户中的分录。
显示答案
在客户账户，贷方 RM 600。这张支票也属于当月银行收款总数的一部分，过账到控制账户的贷方。现金簿记录对应的银行借方。
接下来学什么
当同一方既是客户又是供应商时，分录可以在两个分类账之间转移，这是说明账户之间的抵销的内容。如果个别余额与控制账户对不上，用虚构明细表查找差异会示范如何追查。复式记账与分类账训练器适合同时观察这两层。
有些学生分别理解了每一层，但当题目问“余额”时就把它们混在一起。有人看着你的做法，就更容易发现这个习惯，这正是线上一对一会计补习能做的事。