Baki individu ialah jumlah yang dihutang oleh seorang pelanggan atau pembekal yang bernama. Jumlah kawalan ialah angka bagi seluruh lejar. Soalan menguji sama ada anda boleh membezakan keduanya, dan sama ada anda tahu baki kawalan sepatutnya sama dengan jumlah baki individu.
Pelajaran ini menyambung membina akaun kawalan penghutang dan tergolong dalam akaun kawalan.
Di manakah setiap angka berada?
Perniagaan menyimpan dua lapisan rekod bagi pelanggan kreditnya.
- Lejar jualan mempunyai satu akaun bagi setiap pelanggan. Setiap invois, bayaran dan pulangan dicatat secara individu. Ia buku subsidiari, bukan sebahagian daripada lejar am.
- Akaun kawalan penghutang berada dalam lejar am. Ia hanya menerima jumlah, seperti jumlah buku harian jualan dan jumlah tunai diterima bulan itu.
Urus niaga yang sama dicatat dalam kedua-duanya: satu demi satu dalam akaun pelanggan, dan sebagai jumlah dalam akaun kawalan. Itulah sebabnya kedua-duanya sepatutnya sepadan.
Bagaimana kedua-dua lapisan berkait?
- Setiap invois dicatat secara individu ke debit akaun pelanggan.
- Jumlah buku harian jualan dicatat sekali ke debit akaun kawalan.
- Setiap cek diterima dicatat secara individu ke kredit akaun pelanggan.
- Jumlah terimaan dan pulangan dicatat ke kredit akaun kawalan.
- Pada akhir bulan, senaraikan baki akhir individu. Jumlahnya mesti sama dengan baki akaun kawalan.
Contoh berlangkah
Pelita Printing mempunyai tiga pelanggan kredit pada Jun. Baki awal pada 1 Jun ialah Alia RM 1,200, Bakar RM 2,000 dan Chong RM 800.
| Pelanggan | Invois | Cek diterima | Pulangan |
|---|---|---|---|
| Alia | 3,500 | 1,200 | 300 |
| Bakar | 1,800 | 2,000 | 0 |
| Chong | 3,100 | 500 | 400 |
Baki akhir individu:
- Alia: 1,200 + 3,500 − 1,200 − 300 = RM 3,200
- Bakar: 2,000 + 1,800 − 2,000 = RM 1,800
- Chong: 800 + 3,100 − 500 − 400 = RM 3,000
Senarai baki berjumlah 3,200 + 1,800 + 3,000 = RM 8,000.
Jumlah akaun kawalan: baki awal 1,200 + 2,000 + 800 = 4,000. Jualan kredit 3,500 + 1,800 + 3,100 = 8,400. Cek 1,200 + 2,000 + 500 = 3,700. Pulangan 300 + 0 + 400 = 700.
| Debit | RM | Kredit | RM |
|---|---|---|---|
| Baki b/d | 4,000 | Bank | 3,700 |
| Jualan kredit | 8,400 | Pulangan jualan | 700 |
| Baki c/d | 8,000 | ||
| 12,400 | 12,400 |
Baki kawalan RM 8,000 sama dengan senarai baki individu. Kedua-dua laluan memberi jumlah yang sama, tetapi hanya lejar jualan boleh mengatakan Alia berhutang RM 3,200.
Kesilapan yang perlu diawasi
Satu kesilapan yang lazim ialah membaca baki individu daripada akaun kawalan.
Jawapan yang salah: “Berapa yang dihutang oleh Alia pada 30 Jun?” Pelajar menjawab RM 8,000 kerana itulah baki dalam akaun kawalan.
RM 8,000 ialah jumlah yang dihutang oleh ketiga-tiga pelanggan bersama.
Pembetulannya ialah memadankan soalan dengan lapisan yang betul. Soalan tentang seorang yang bernama memerlukan akaun individu. Soalan tentang semua pelanggan, atau jumlah lejar, memerlukan akaun kawalan.
Semak sendiri
Cuba di atas kertas dahulu, kemudian buka setiap jawapan.
1. Jumlah buku harian jualan bagi bulan itu ialah RM 31,500. Di mana ia dicatat dalam akaun kawalan, dan di belah mana?
Tunjuk jawapan
Ia dicatat sekali, sebagai jumlah, di belah debit akaun kawalan penghutang. Setiap invois juga dicatat secara individu ke akaun pelanggan, iaitu langkah yang berasingan.
2. Yang manakah boleh anda dapati daripada akaun seorang pelanggan tetapi tidak daripada akaun kawalan? (a) jumlah dihutang oleh semua pelanggan; (b) jumlah yang dihutang oleh Bakar; (c) jumlah jualan kredit bulan itu.
Tunjuk jawapan
(b). Akaun kawalan hanya memegang jumlah, jadi jumlah yang dihutang oleh seorang pelanggan bernama datang daripada akaunnya sendiri.
3. Seorang pelanggan membayar RM 600 dengan cek. Nyatakan catatan dalam akaun pelanggan dan dalam akaun kawalan.
Tunjuk jawapan
Dalam akaun pelanggan, kredit RM 600. Cek itu juga sebahagian daripada jumlah terimaan bank bulan itu, yang dicatat ke belah kredit akaun kawalan. Buku tunai memegang debit bank yang sepadan.
Ke mana selepas ini
Apabila seseorang ialah pelanggan dan juga pembekal, catatan boleh bergerak antara dua lejar, iaitu perkara dalam terangkan kontra antara akaun. Jika baki individu tidak sepadan dengan akaun kawalan, siasat perbezaan menggunakan jadual rekaan menunjukkan cara menjejaknya. Pelatih double entry dan lejar berguna untuk melihat kedua-dua lapisan serentak.
Sesetengah pelajar memahami setiap lapisan sendiri tetapi mencampurkannya apabila soalan meminta “baki”. Corak itu lebih mudah dikesan dengan seseorang memerhati kerja anda dalam tuisyen Accounting satu dengan satu dalam talian.