某项费用的已付现金和本年度的费用是两个不同的数字，两者之间的差距由年初和年底的余额构成。这是完整的分类账方法，出现在题目给出期初与期末应计和预付、要求算费用的情况，或是给出费用、要求算已付现金的情况。
它完成了应计与预付费用单元，并用到把费用分配到正确期间的想法。
为什么期初余额很重要？
年初的应计或预付项目，就是去年年底的数字。它已经在去年的账目中处理过，而结清它的现金在今年流动。
- 期初应计是去年已经记下的成本。今年付掉它并不是新的费用。
- 期初预付是去年为今年的利益付的钱。它不需要新的现金，就成为今年的费用。
- 期末应计是今年的成本但还没付，所以要加上。
- 期末预付是明年的成本但已经付了，所以要拿掉。
怎样一步步找出费用？
- 开设分类账户，把期初应计放在贷方，或把期初预付放在借方。
- 把已付现金记在借方。
- 把期末应计记在借方，或把期末预付记在贷方，作为结转下期余额。
- 找出缺少的数字。 平衡项就是转入损益表的费用。
- 检查两边合计是否相同。
例题详解
Aiman 商店的会计年度结束日是 2025 年 12 月 31 日。地方税方面：期初预付 RM 300，已付现金 RM 2,400，期末预付 RM 450。电费方面：期初应计 RM 280，已付现金 RM 3,300，期末应计 RM 360。
地方税： 费用 = 2,400 + 300 − 450 = RM 2,250。RM 300 虽在去年付，却属于今年，而 RM 450 属于明年。
电费： 费用 = 3,300 − 280 + 360 = RM 3,380。RM 280 是去年的成本，RM 360 是今年的成本但还没付。
电费账户：
| 借方 | RM | 贷方 | RM |
|---|---|---|---|
| 银行 | 3,300 | 1 月 1 日 承上期余额（应计） | 280 |
| 12 月 31 日 结转下期余额（应计） | 360 | 12 月 31 日 损益表 | 3,380 |
| 3,660 | 3,660 | ||
| 1 月 1 日 承上期余额（应计） | 360 |
两边合计都是 RM 3,660。检查的方法是：费用是平衡项，两边合计相同。
要留意的错误
常见的失误是把期初余额往错误的方向调，该减的时候却加了。
错误答案： 电费 = 3,300 + 280 + 360 = RM 3,940。
学生把每个余额都当作加数。
改正的方法是问每个余额在做什么。RM 280 是今年付掉的去年成本，所以它已经包含在 RM 3,300 里，必须拿出来：3,300 − 280 + 360 = RM 3,380。
错误答案多了 RM 560。如果答案看起来是已付现金加上两个余额，请停下来，逐个检查。
自我检测
先在纸上做，再打开每道题的答案。
1. 保险：已付现金 RM 1,800，期初预付 RM 450，期末预付 RM 600。求费用。
查看答案
1,800 + 450 − 600 = RM 1,650。
2. 电话费：费用是 RM 1,540，期初应计 RM 120，期末应计 RM 160。求已付现金。
查看答案
已付现金 = 1,540 + 120 − 160 = RM 1,500。检查：1,500 − 120 + 160 = 1,540。
3. 租金：已付现金 RM 12,500，期初应计 RM 500，期末预付 RM 1,000。求租金费用。
查看答案
期初应计要减去，因为它是去年的成本。期末预付也要减去，因为它属于明年。12,500 − 500 − 1,000 = RM 11,000。
下一步
请在应计与预付练习题中把一切放在一起练习。如果你已熟悉这个方法，下一个大课题是应收账款与备抵。复式记账与分类账训练器适合用来测试分类账的版面。
我们的老师可以在线上一对一会计补习中听你解释每个余额，很快就能看出规则是真的明白了，还是只是背下来。