原始凭证是证明交易发生的纸张，分录要根据能证明实际欠款的那份凭证来写。有些单据会引起分录，有些只是前奏。
这项技能位于原始凭证与原始记账的起点。以后每当你遇到日记账、分类账，或题目问“这笔分录根据哪份凭证来做”，都会再用到它。
哪些单据会引起分录，哪些不会？
把一次采购想成一个短故事：买方先问价，再下订单，收到货，收到发票，最后付款。这几步中，只有部分步骤会让企业多出欠款或资产。
| 单据 | 由谁开出 | 显示什么 | 会引起分录吗？ |
|---|---|---|---|
| 报价单（quotation） | 卖方 | 报出的价格 | 不会 |
| 采购订单（purchase order） | 买方 | 购买请求 | 不会 |
| 送货单（delivery note） | 卖方 | 已发出的货物 | 与订单核对，大多数课程不记分录 |
| 发票（invoice） | 卖方 | 赊销货物及应付金额 | 会，记入采购或销售日记账 |
| 贷项通知单（credit note） | 卖方 | 退货或给予的减让 | 会，记入退货簿 |
| 收据（receipt） | 卖方 | 已收到的款项 | 会，记入现金簿 |
| 支票存根（cheque counterfoil） | 付款方 | 已开出的付款 | 会，记入现金簿 |
怎样选择凭证？
- 先问发生了什么事。 是询价、发货、收费、退货，还是付款？
- 再问现在是否产生了欠款或资产。 有，才需要分录。
- 用上面的表格，把事件对应到能证明它的凭证。
- 留意是谁开出的。 同一张纸，对卖方是销售发票，对买方是采购发票。
例题
Aina Rahman 经营独资小店 Aina Stationery。某一周，她与供应商 Bintang Paper Supplies 之间发生以下事情。
- Aina 询问 40 令纸的价格。Bintang 回复报价单，每令 RM12。
- Aina 发出 40 令的采购订单。
- 纸张连同送货单一起送到。Aina 点数 40 令，确认无误。
- Bintang 寄来发票 2041：40 令，每令 RM12，共 RM480，减 10% 商业折扣 RM48，所以应付 RM432。
- 有 5 令受损。Bintang 开出贷项通知单 305：5 令，每令 RM12，减 10%，即 RM60 减 RM6，等于 RM54。
- Aina 以支票付清余额，RM432 减 RM54，等于 RM378。支票存根记录了这次付款。
哪些单据会引起分录？第 4、5、6 步。
发票记入采购日记账，贷项通知单记入购货退回簿，支票存根记入现金簿。报价单、订单和送货单是有用的核对资料，但不记录任何欠款。
核对金额：480 − 48 = 432，60 − 6 = 54，432 − 54 = 378。
要小心的错误
常见的失误是根据采购订单来记录采购。
错误的分录： 采购 RM480，取自 40 令、每令 RM12 的订单。
订单是 Aina 想要的，不是 Bintang 实际收的。它没有扣除 10% 的商业折扣，所以采购被多记了 RM48。
更正方法是根据发票 2041 写分录，上面显示的净额是 RM432。要养成习惯，在凭证上圈出应付的金额，而不是订购的金额。
自我检测
先自己做，再打开答案。
1. 一位顾客写信问 Aina，30 个文件夹要多少钱。Aina 以书面回复价格。她的回复是哪种单据？需要做分录吗？
查看答案
她的回复是报价单。没有货物售出，也没有欠款，所以不需要分录。
2. Aina 收到 Bintang 的一份文件，写明因赊购货物而被收取 RM270。说出这份文件的名称，以及它最先记入哪本簿。
查看答案
它是发票。对买入货物的 Aina 来说，最先记入采购日记账。
3. Aina 开出一张 RM378 的支票。哪份凭证是证据？记入哪本簿？
查看答案
证据是支票存根。这笔付款记入现金簿。
接下来学什么
接下来，看看发票与贷项通知单如何使金额往相反方向变化。你也可以用复式记账与分类账训练器练习分类账部分，再用原始凭证练习题检验整个课题。
能说出每种单据的名称，却还是记错金额，是这一课常见的问题。我们的老师会在线上一对一会计补习中，拿你做错的题目，带你看该看哪个数字。