Set ini merangkumi pembacaan carta organisasi, pendelegasian, penghalang komunikasi, pemilihan kaedah komunikasi dan perbandingan keputusan berpusat dengan yang diwakilkan. Semua perniagaan dan angka adalah rekaan dan soalannya asli. Soalan bergerak dari mudah ke lebih sukar, dan beberapa soalan terakhir meminta penilaian bertulis.
Kerjakan di atas kertas dahulu, tulis ayat penuh untuk soalan bertulis, kemudian buka setiap jawapan. Bandingkan rantaian penaakulan anda, bukan hanya angka akhir. Gambaran modul ada dalam organisasi dan komunikasi.
Bahagian A: carta organisasi
1. Kedai Roti Harmoni di Kuching mempunyai seorang pemilik, Encik Lim, dan 2 penyelia. Penyelia pembakaran mempunyai 8 tukang roti. Penyelia kedai mempunyai 3 pembantu. Nyatakan span kawalan (span of control) setiap pengurus, bilangan aras dan jumlah orang.
Tunjukkan jawapan
Span kawalan mengira laporan terus sahaja. Encik Lim: 2. Penyelia pembakaran: 8. Penyelia kedai: 3.
Aras: pemilik, penyelia, kakitangan = 3 aras.
Jumlah: 1 + 2 + 8 + 3 = 14 orang.
2. Sebuah kilang mempunyai 48 operator mesin. Pilihan A memberi setiap penyelia aras pertama 4 operator. Pilihan B memberi 8. Berapa penyelia diperlukan oleh setiap pilihan? Jika seorang penyelia berharga RM3,500 sebulan, berapa yang dijimatkan oleh Pilihan B setiap bulan?
Tunjukkan jawapan
Pilihan A: 48 ÷ 4 = 12 penyelia. Pilihan B: 48 ÷ 8 = 6 penyelia.
Penjimatan: 12 − 6 = 6 penyelia, dan 6 × RM3,500 = RM21,000 sebulan.
Satu komen ringkas akan menambah bahawa setiap penyelia dalam B mempunyai masa yang kurang bagi setiap operator, jadi kualiti atau sokongan mungkin terjejas.
3. Dalam carta 4 aras (pengarah, pengurus, penyelia, operator), berapa orang berada di antara pengarah dan seorang operator dalam rantaian arahan? Jika setiap orang memerlukan setengah hari untuk menyampaikan mesej, berapa lama mesej itu tiba?
Tunjukkan jawapan
Pengurus dan penyelia berada di antara mereka: 2 orang. Mesej bergerak dari pengarah ke pengurus, pengurus ke penyelia, dan penyelia ke operator, iaitu 3 penyerahan pada 0.5 hari setiap satu = 1.5 hari.
Bahagian B: pendelegasian
4. Pernyataan mana yang menunjukkan pendelegasian (delegation)? Beri sebab bagi setiap satu. (a) Seorang pengurus menyuruh kerani menghantar 20 pucuk surat hari ini. (b) Seorang pemilik kedai membenarkan pembantu memilih paparan tingkap dalam bajet RM200. (c) Seorang penyelia menyemak setiap langkah pekerja dan meluluskan setiap satu terlebih dahulu.
Tunjukkan jawapan
(b) ialah pendelegasian. Pembantu mempunyai kuasa memutuskan paparan itu, dengan had yang jelas iaitu RM200.
(a) ialah arahan tanpa kuasa untuk memutuskan apa-apa. (c) mengekalkan semua keputusan pada penyelia, jadi tiada kuasa yang berpindah ke bawah.
5. Cik Aisyah menghabiskan 10 jam seminggu menjadualkan temu janji pelanggan. Beliau mewakilkan 60% kepada pembantu kanan. Berapa jam beliau wakilkan dan kekalkan? Siapa yang masih akauntabel jika temu janji ditempah berganda?
Tunjukkan jawapan
60% daripada 10 = 0.6 × 10 = 6 jam diwakilkan, jadi beliau mengekalkan 10 − 6 = 4 jam.
Cik Aisyah kekal akauntabel. Kuasa menjadual telah berpindah ke bawah, tetapi pengurus masih menjawab atas hasilnya.
Bahagian C: penghalang dan kaedah komunikasi
6. Seorang pembekal menghantar arahan pemasangan yang penuh istilah teknikal. Daripada 8 kakitangan baharu, 3 memasang bahagian itu dengan salah. Apakah penghalang yang ditunjukkan, apakah petunjuknya, dan berapa peratus membuat kesilapan?
Tunjukkan jawapan
Penghalangnya ialah jargon (bahasa teknikal). Petunjuknya ialah kesilapan berlaku selepas arahan ditulis dalam istilah teknikal.
Peratusan: 3 ÷ 8 = 0.375 = 37.5%.
7. Ibu pejabat merancang promosi yang mesti bermula dalam 2 hari. Mesej pergi dari ibu pejabat kepada pengurus wilayah (1 hari), kemudian kepada setiap pengurus cawangan (1 hari), kemudian kepada kakitangan kedai (1 hari). Namakan penghalang dan nyatakan sama ada mesej tiba tepat pada masanya.
Tunjukkan jawapan
Penghalangnya ialah terlalu banyak aras. Mesej memerlukan 3 hari (1 + 1 + 1), tetapi promosi bermula dalam 2 hari, jadi ia tiba 1 hari lewat.
Pilihan yang lebih pantas ialah mesej kumpulan daripada ibu pejabat kepada semua pengurus cawangan pada hari pertama.
8. Seorang pemilik restoran mesti memberitahu 15 kakitangan dapur tentang peraturan keselamatan makanan baharu yang mesti direkodkan, dan mesti bercakap dengan 1 pelayan tentang perkara peribadi. Syorkan kaedah bagi setiap satu.
Tunjukkan jawapan
Peraturan keselamatan: taklimat ringkas serta notis bertulis untuk dapur, kerana khalayaknya kecil, peraturan itu penting dan rekod diperlukan.
Perkara peribadi: perbualan bersemuka secara persendirian, kerana topiknya sensitif dan tidak patut dilihat orang lain.
9. Sebuah syarikat mesti memberitahu 60 kakitangan tentang peraturan tempat letak kereta baharu. Memo bercetak 2 muka surat berharga RM0.12 satu muka surat. Kira kos pencetakan. Adakah anda akan mencetaknya? Beri satu sebab.
Tunjukkan jawapan
60 × 2 = 120 muka surat, dan 120 × RM0.12 = RM14.40.
Jawapan yang munasabah ialah menghantarnya secara elektronik juga, kerana kosnya kecil tetapi khalayaknya semua kakitangan. Jawapan lain yang munasabah ialah mencetak dan menampalnya, kerana sesetengah kakitangan tidak menyemak mesej. Kes patut menentukannya.
Bahagian D: soalan penilaian
10. Kopitiam Maju mempunyai 3 cawangan. Setiap pembelian memerlukan kelulusan pemilik dan mengambil masa 2 hari. Daripada 24 permintaan sebulan, 18 di bawah RM500. Pemilik mempertimbangkan membenarkan pengurus cawangan meluluskan pesanan di bawah RM500. Berapa peratus permintaan akan diputuskan oleh pengurus? Beri cadangan dengan satu syarat.
Tunjukkan jawapan
18 ÷ 24 = 0.75 = 75%.
Cadangan: wakilkan pesanan di bawah RM500. Tiga perempat permintaan adalah kecil, dan kelewatan 2 hari melambatkan setiap cawangan. Had RM500 mengehadkan kos satu kesilapan. Ini berjaya jika pengurus dilatih dan pemilik menyemak pesanan setiap minggu, dan ia boleh berubah jika kesilapan meningkat.
11. Seorang pelajar menulis: “Pendelegasian bermaksud pengurus tiada tanggungjawab, jadi perniagaan berpusat sentiasa lebih baik kerana pengurus kekal mengawal.” Kenal pasti dua masalah dan tulis semula jawapan dalam dua ayat.
Tunjukkan jawapan
Masalah 1: pendelegasian memindahkan kuasa tetapi bukan akauntabiliti. Masalah 2: “sentiasa lebih baik” mengabaikan kes, kerana kawalan berpusat boleh menjadi perlahan dan mungkin tidak menggunakan pengetahuan setempat.
Tulis semula: “Pendelegasian memindahkan kuasa untuk satu tugas kepada orang bawahan, tetapi pengurus kekal akauntabel. Sama ada Kopitiam Maju patut memusatkan atau mewakilkan bergantung pada buktinya, seperti kelewatan 2 hari bagi pesanan yang kebanyakannya kecil.”
Jika anda tersilap
- Soalan 1 hingga 3, mencampurkan span dengan aras: kembali kepada membaca carta organisasi.
- Soalan 4, 5 dan 11, pendelegasian dan akauntabiliti: ulang kaji pendelegasian dalam satu tugas yang konkrit.
- Soalan 6 dan 7, menamakan penghalang tanpa petunjuk: kembali kepada mengenal pasti penghalang komunikasi daripada bukti.
- Soalan 8 dan 9, satu kaedah untuk setiap khalayak: gunakan memilih kaedah komunikasi.
- Soalan 10 dan 11, penilaian sebelah pihak: kerjakan keputusan berpusat dan diwakilkan.
Log kesilapan membantu anda melihat sama ada kesilapan itu tentang mengira, menamakan atau menilai. Apabila kes menambah angka kos atau jualan, jambatan tunai lawan untung dan alat nisbah membantu anda menyemak aritmetik.
Jika kesilapan yang sama kembali selepas ulang kaji, tuisyen Business satu dengan satu dalam talian kami dibina sekitar membaca jawapan bertulis anda bersama anda.