Pendelegasian (delegation) bermaksud seorang pengurus memberi orang bawahan kuasa untuk menjalankan sesuatu tugas, sementara pengurus tetap bertanggungjawab atas hasilnya. Dalam jawapan peperiksaan, kemahirannya ialah menamakan tugas itu, menyatakan siapa menerimanya, menetapkan had kuasa mereka dan menilai sama ada ia sesuai bagi perniagaan.
Pelajaran ini mengikuti membaca carta organisasi kerana pendelegasian menggerakkan kerja ke bawah rantaian arahan. Ia sebahagian daripada organisasi dan komunikasi.
Bagaimana pendelegasian berfungsi?
Pendelegasian mempunyai empat bahagian, dan jawapan yang baik menyentuh kesemuanya.
- Tugas khusus: “memesan bahan mentah”, bukan “membantu”.
- Kuasa bertindak: orang itu boleh memutuskan tanpa bertanya, dalam had seperti had perbelanjaan.
- Sumber dan latihan: orang itu memerlukan kemahiran, maklumat dan masa untuk melakukannya.
- Akauntabiliti kekal pada pengurus: jika tugas itu gagal, pengurus tetap menjawabnya.
Pendelegasian berbeza daripada sekadar memberitahu seseorang apa yang perlu dibuat langkah demi langkah. Apabila anda memberi arahan tanpa ruang membuat keputusan, anda telah menetapkan kerja tetapi belum mewakilkan kuasa.
Contoh berlangkah
Puan Hana menjalankan Dapur Hana, sebuah firma katering di Johor Bahru. Pada hari Sabtu beliau mesti menghidangkan majlis perkahwinan untuk 300 tetamu. Tugas persediaannya berjumlah 20 jam:
| Tugas | Jam |
|---|---|
| Merancang menu | 4 |
| Memesan bahan mentah | 6 |
| Jadual kakitangan | 3 |
| Mesyuarat dengan pelanggan | 2 |
| Berunding harga pembekal | 5 |
| Jumlah | 20 |
Langkah 1, pilih apa yang diwakilkan. Memesan bahan mentah (6 jam) dan jadual kakitangan (3 jam) ialah kerja rutin. Beliau mewakilkan kedua-duanya. Itu 6 + 3 = 9 jam.
Langkah 2, tetapkan had. Bajet bahan mentah ialah RM9,000, iaitu RM30 bagi setiap 300 tetamu (300 × 30 = 9,000). Beliau memberi pembantu belian, Cik Farah, kuasa memesan sehingga RM9,000 tanpa bertanya kepadanya.
Langkah 3, semak masa yang dijimatkan. Puan Hana mengekalkan 20 − 9 = 11 jam, yang boleh digunakan untuk mesyuarat pelanggan, menu dan rundingan, iaitu tugas yang hanya beliau boleh lakukan.
Langkah 4, nilai. Pendelegasian sesuai dalam kes ini kerana tugasnya rutin dan hadnya jelas. Ia berjaya hanya jika Cik Farah dilatih dan mempunyai harga pembekal yang terkini. Jika makanan kurang pada hari majlis, Puan Hana tetap bertanggungjawab kepada pelanggan.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Satu kesilapan lazim ialah menyatakan bahawa pendelegasian memindahkan kesalahan kepada orang bawahan.
Jawapan yang salah: “Puan Hana mewakilkan pesanan kepada Cik Farah, jadi jika makanan habis, ia tanggungjawab Cik Farah, bukan tanggungjawabnya.”
Kuasa berpindah ke bawah, tetapi akauntabiliti kekal pada pengurus. Cik Farah bertanggungjawab melakukan tugas dengan baik, tetapi Puan Hana menjawab kepada pelanggan untuk keseluruhan majlis.
Pembetulan: “Puan Hana memberi Cik Farah kuasa memesan sehingga RM9,000, yang menjimatkan 6 jamnya. Beliau kekal akauntabel atas majlis itu, jadi beliau patut menyemak pesanan akhir sebelum hari majlis.”
Semak sendiri
1. Seorang pengurus berkata kepada kerani: “Fotostat 50 muka surat ini dan staple mengikut susunan ini.” Adakah ini pendelegasian? Mengapa?
Tunjukkan jawapan
Tidak sebenarnya. Pengurus memberi arahan tetap tanpa kuasa untuk memutuskan apa-apa. Pendelegasian melibatkan penyerahan kuasa membuat keputusan dalam had, contohnya “pilih pembekal kertas pejabat, sehingga RM500.”
2. Seorang pengurus kedai menghabiskan 30 jam seminggu untuk pentadbiran dan mewakilkan 40% kepada pembantu kanan. Berapa jam diwakilkan dan berapa jam dikekalkan?
Tunjukkan jawapan
40% daripada 30 = 0.4 × 30 = 12 jam diwakilkan. Beliau mengekalkan 30 − 12 = 18 jam.
3. Nyatakan satu syarat yang mesti benar supaya pendelegasian berjaya.
Tunjukkan jawapan
Mana-mana satu daripada ini: pekerja dilatih untuk tugas itu, had kuasanya jelas, atau beliau mempunyai maklumat yang diperlukan. Contohnya, “pembantu itu tahu harga pembekal semasa”.
Ke mana selepas ini?
Apabila pendelegasian sudah jelas, teruskan dengan mengenal pasti penghalang komunikasi daripada bukti, kerana tugas yang diwakilkan paling kerap gagal apabila arahan tidak difahami. Kemudian anda akan menimbang pendelegasian berbanding menyimpan keputusan pada pengurusan atasan dalam keputusan berpusat dan keputusan yang diwakilkan, dan anda boleh menguji semuanya dalam set latihan. Apabila tugas yang diwakilkan melibatkan had perbelanjaan atau jualan, jambatan tunai lawan untung dan alat nisbah membantu anda menyemak angka.
Ada pelajar yang mentakrifkan pendelegasian dengan betul tetapi kehilangan markah kerana jawapan tidak menamakan tugas, had atau risiko. Dalam tuisyen Business satu dengan satu dalam talian, guru yang ditugaskan membaca jawapan anda bersama anda dan menambah tiga perkara itu.