Membaca carta organisasi

Carta organisasi ialah gambar rajah yang menunjukkan siapa melapor kepada siapa dalam sesebuah perniagaan. Untuk membacanya, kira tiga perkara: aras hierarki, rantaian arahan dan span kawalan setiap pengurus. Kemudian terangkan maksud setiap kiraan bagi perniagaan itu, kerana bahagian itulah yang dihargai dalam soalan kes.

Ini pelajaran pertama dalam organisasi dan komunikasi. Ia menyediakan anda untuk pendelegasian dalam satu tugas yang konkrit dan keputusan berpusat dan keputusan yang diwakilkan.

Apakah maksud istilah utama?

• Hierarki (hierarchy): lapisan kuasa dari pemilik atau pengarah ke bawah. Bilangan aras ialah bilangan lapisan dari kotak pertama hingga kotak terakhir, dengan kedua-dua hujung dikira.
• Rantaian arahan (chain of command): garisan kuasa dari pengarah atau pemilik kepada seorang pekerja tertentu. Ia menunjukkan siapa menyampaikan arahan kepada siapa.
• Span kawalan (span of control): bilangan orang bawahan yang melapor terus kepada seorang pengurus. Kira laporan terus sahaja, bukan semua orang di bawahnya.
• Pengurus talian dan orang bawahan: pengurus talian anda ialah orang yang tepat di atas anda. Anda ialah orang bawahannya.

Carta dengan banyak aras dan span yang sempit dipanggil tinggi (tall). Carta dengan aras yang sedikit dan span yang luas dipanggil rata (flat). Semak istilah tepat yang disebut oleh versi sukatan pelajaran anda di laman subjek Cambridge untuk 0450 atau 0264.

Bagaimana membaca carta, langkah demi langkah?

1. Cari kotak pertama dan catat siapa yang mengetuai seluruh perniagaan.
2. Kira aras dengan mengikut garisan terpanjang dari kotak pertama ke kotak terakhir.
3. Kira span mana-mana pengurus dengan mengira hanya kotak yang tepat di bawahnya.
4. Jejak rantaian arahan bagi seorang pekerja dengan bergerak ke atas, kotak demi kotak.
5. Terangkan maksudnya: kelajuan mesej, tahap kawalan setiap pengurus dan bilangan pengurus yang perlu dibayar gaji.

Contoh berlangkah

Bakeri Kasturi ialah sebuah bakeri di Melaka dengan carta ini:

Pengarah Urusan (Puan Aini)
├── Pengurus Pengeluaran (Encik Zul)
│   ├── Ketua Tukang Roti (Cik Mei Ling)
│   │   └── 4 tukang roti
│   └── Penyelia Pembungkusan (Encik Ravi)
│       └── 3 pembungkus
├── Pengurus Jualan (Puan Siti)
│   └── 5 pembantu jualan
└── Pengurus Kewangan (Encik Lee)
    └── 1 kerani

Aras. Garisan terpanjang ialah Pengarah Urusan, Pengurus Pengeluaran, Ketua Tukang Roti, tukang roti. Itu 4 aras.

Span kawalan. Puan Aini mempunyai 3 pengurus yang melapor kepadanya, jadi span beliau ialah 3. Encik Zul mempunyai 2 (Ketua Tukang Roti dan Penyelia Pembungkusan), jadi span beliau ialah 2. Puan Siti mempunyai 5.

Rantaian arahan bagi seorang pembungkus. Pembungkus, Penyelia Pembungkusan, Pengurus Pengeluaran, Pengarah Urusan.

Jumlah orang. 1 + 3 (pengurus) + 2 (Ketua Tukang Roti dan Penyelia Pembungkusan) + 4 + 3 + 5 + 1 = 19. Semak semula dengan menambah kumpulan: 1 + 3 = 4, tambah 2 = 6, tambah 4 = 10, tambah 3 = 13, tambah 5 = 18, tambah 1 = 19.

Maksudnya. Mesej daripada Puan Aini kepada seorang tukang roti melalui 2 orang, manakala mesej kepada pembantu jualan hanya melalui 1 orang. Lantai bakeri menerima berita lebih lewat daripada pasukan jualan, jadi Puan Aini mungkin perlu memberi taklimat terus kepada Ketua Tukang Roti apabila sesuatu perubahan mendesak.

Kesilapan yang perlu dielakkan

Satu kesilapan lazim ialah mengira semua orang di bawah seorang pengurus sebagai span kawalannya.

Jawapan yang salah: “Span kawalan Pengarah Urusan ialah 18, kerana 18 orang bekerja di bawahnya.”

Ke-18 orang itu ialah semua orang bawahannya, tetapi span kawalan hanya mengira laporan terus. Tukang roti melapor kepada Ketua Tukang Roti, bukan kepada Puan Aini.

Pembetulan: “Span kawalan Pengarah Urusan ialah 3, kerana hanya tiga pengurus melapor terus kepadanya.”

Semak sendiri

Gunakan carta ini. Pemilik sebuah kedai cetak, Encik Dev, mempunyai 2 penyelia. Penyelia A mempunyai 7 kakitangan dan Penyelia B mempunyai 5 kakitangan.

1. Apakah span kawalan Penyelia A, dan berapa orang bekerja di kedai itu kesemuanya?

2. Berapakah aras hierarki?

3. Encik Dev menambah seorang penyelia timbalan di antara Penyelia A dan 7 orang kakitangannya. Apakah yang berlaku kepada bilangan aras di sebelah itu, dan mengapa ia penting?

Ke mana selepas ini?

Apabila anda sudah yakin membaca carta, teruskan dengan menerangkan pendelegasian dalam satu tugas yang konkrit, kemudian uji seluruh modul dengan set latihan organisasi dan komunikasi. Apabila kes menambah angka seperti gaji atau jualan di sebelah carta, jambatan tunai lawan untung dan alat nisbah membantu anda mengasingkan angka daripada struktur.

Ada pelajar yang boleh mengira setiap kotak dengan betul tetapi masih kehilangan markah kerana tidak menyatakan maksud struktur itu bagi perniagaan ini. Corak inilah yang dicari oleh guru kami dalam tuisyen Business satu dengan satu dalam talian.