Menentukan sesuatu jawatan bermaksud menulis apa yang kerja itu melibatkan dan jenis orang yang boleh melakukannya. Senarai pertama ialah huraian tugas (job description). Senarai kedua ialah spesifikasi orang (person specification).
Kedua-duanya menjadi asas iklan, jadi ia muncul setiap kali kes menerangkan perniagaan yang mengambil pekerja.
Kemahiran ini membuka pengambilan pekerja dan latihan, kerana pilihan seterusnya tentang di mana mencari dan berapa banyak melatih bergantung padanya.
Mengapa bermula dengan kerja, bukan orang?
Perniagaan yang mengambil pekerja tanpa senarai tugas yang jelas akhirnya menilai calon berdasarkan betapa baik mereka ditemu duga. Senarai tugas memberi setiap calon ujian yang sama dan adil.
Bayangkan memesan makanan. Anda tentukan apa yang anda mahu sebelum membaca menu. Jawatan juga begitu: tugas dahulu, kemudian orang yang sesuai.
Cara menentukan jawatan, langkah demi langkah
- Senaraikan tugas. Tulis apa yang akan dilakukan pekerja setiap hari atau minggu. Inilah huraian tugas, bersama waktu, lokasi dan kepada siapa mereka melapor.
- Tukar tugas kepada kemahiran. Bagi setiap tugas, tanya apa yang orang perlukan untuk melakukannya. Membaiki gear memerlukan kemahiran mekanikal.
- Tambah kelayakan dan pengalaman hanya jika kerja itu memerlukannya.
- Asingkan kepada penting dan diingini. Penting bermaksud kerja tidak boleh dilakukan dengan selamat atau betul tanpanya.
- Buang apa yang tidak relevan. Jika keperluan tidak boleh dikesan kepada satu tugas, padamkannya.
Contoh berlangkah
Kedai Basikal Tan di George Town, Pulau Pinang, memerlukan pembantu servis. Pemiliknya, Encik Tan, menulis nota ini. “Baiki basikal, bercakap dengan pelanggan, buka kedai Selasa hingga Ahad pukul 9 pagi hingga 6 petang. Mesti pernah membaiki basikal, pandai bergaul, ada kereta sendiri dan berumur bawah 25 tahun. Bonus jika ada sijil pembaikan basikal.”
Langkah 1, item huraian tugas: membaiki dan menservis basikal; menjawab soalan pelanggan di kaunter; bekerja Selasa hingga Ahad, pukul 9 pagi hingga 6 petang.
Langkah 2, item spesifikasi orang: pernah membaiki basikal (kemahiran dan pengalaman); berkomunikasi dengan sopan dengan pelanggan.
Langkah 3, penting atau diingini: pengalaman membaiki ialah penting, kerana tugas utama ialah membaiki. Sijil pembaikan ialah diingini, kerana kerja itu boleh dipelajari di tempat kerja.
Langkah 4, uji yang selebihnya. “Ada kereta” tidak diperlukan untuk kerja di dalam kedai, jadi buangnya. “Berumur bawah 25 tahun” tidak menerangkan sebarang tugas, dan ia menutup peluang orang yang mampu melakukan kerja itu. Buang juga.
Spesifikasi akhir: jawatan ini ialah pembantu servis yang membaiki basikal dan melayan pelanggan, enam hari seminggu. Orangnya mesti ada pengalaman membaiki basikal dan sikap sopan. Sijil pembaikan ialah bonus.
Perhatikan bahawa setiap item yang kekal boleh ditunjukkan kepada satu tugas.
Kesilapan yang perlu diawasi
Kesilapan lazim ialah mencampurkan dua senarai dan menambah keperluan yang bukan milik kerja itu.
Jawapan yang salah: “Huraian tugas bagi pembantu servis menyatakan orangnya mesti berumur bawah 25 tahun dan mempunyai kereta.”
Ini butiran peribadi, bukan tugas. Ia juga menolak orang yang mampu melakukan kerja dengan baik.
Pembetulannya ialah meletakkan tugas dalam huraian tugas dan kemahiran dalam spesifikasi orang. Kemudian semak setiap baris spesifikasi orang dengan satu tugas. Jika anda tidak dapat menamakan tugasnya, baris itu tidak relevan.
Semak diri anda
Cuba tanpa nota, kemudian buka setiap jawapan.
1. Asingkan kepada huraian tugas (JD) atau spesifikasi orang (PS): (a) mengunci kedai pada pukul 6 petang. (b) tiga tahun pengalaman dalam pembaikan basikal. (c) sikap mesra dengan pelanggan. (d) memesan alat ganti setiap hari Isnin.
Lihat jawapan
(a) JD, ia tugas. (b) PS, ia pengalaman. (c) PS, ia sifat peribadi. (d) JD, ia tugas.
2. Warung Laut Biru di Kuantan mengiklankan jawatan tukang masak. Satu keperluan ialah “mesti ada ijazah biologi marin”. Adakah ia relevan? Terangkan dalam satu ayat.
Lihat jawapan
Ia tidak relevan, kerana memasak menu tidak memerlukan ijazah biologi marin. Pengalaman memasak atau sijil kebersihan makanan berkaitan terus dengan tugas.
3. Sebuah kafe di Kota Kinabalu mahu barista sambilan. Cadangkan satu keperluan penting dan satu keperluan diingini, dan nyatakan mengapa setiap satu berada dalam kumpulan itu.
Lihat jawapan
Penting: kebolehan mengendalikan mesin espresso, kerana membuat kopi ialah tugas utama. Diingini: sijil barista, kerana kafe boleh mengajar kemahiran itu di tempat kerja. Jawapan munasabah lain mengaitkan setiap keperluan dengan tugas dan memberi sebab bagi pengumpulan itu.
Langkah seterusnya
Setelah anda boleh menulis spesifikasi yang jelas, teruskan dengan membandingkan pengambilan pekerja dalaman dan luaran untuk menentukan di mana mencari orangnya. Apabila kes memberi kos iklan atau pengambilan, alat nisbah dengan had tafsiran membantu anda berlatih membaca angka dengan teliti. Kemudian uji seluruh topik dengan set latihan pengambilan pekerja dan latihan.
Sesetengah pelajar menulis spesifikasi orang yang panjang dan kedengaran lengkap tetapi tidak boleh dikesan kepada kerja itu. Guru yang ditugaskan dalam tuisyen Business satu dengan satu dalam talian membimbing anda memadankan setiap keperluan dengan satu tugas.