Apabila pelanggan tidak mampu atau enggan membayar, perniagaan menghapus kira hutang itu: debitkan hutang lapuk (perbelanjaan) dan kreditkan akaun belum terima pelanggan. Baki pelanggan menjadi sifar dan keuntungan berkurang sebanyak jumlah yang dihapus kira.
Kemahiran ini ialah permulaan akaun belum terima dan peruntukan, dan berkait dengan peraturan catatan dua belah dalam alat latihan lejar.
Mengapa hapus kira memerlukan dua catatan?
Apabila perniagaan membuat jualan kredit, ia merekodkan satu aset: wang yang terhutang kepadanya. Akaun belum terima ialah aset hanya selagi perniagaan boleh menjangka tunai akan dikutip.
Apabila wang itu dinilai hilang, dua perkara berubah. Aset mengecil, maka akaun pelanggan dikreditkan. Perniagaan juga mengalami kerugian, maka satu perbelanjaan didebitkan.
Setiap catatan tetap mempunyai satu debit dan satu kredit dengan nilai yang sama.
Cara merekod hapus kira, langkah demi langkah
- Kenal pasti pelanggan dan jumlah tepat yang tidak akan dikutip. Ambil daripada notis atau arahan dalam soalan.
- Debitkan hutang lapuk. Ini akaun perbelanjaan, dan ia dibawa ke penyata pendapatan.
- Kreditkan akaun pelanggan dalam lejar belum terima.
- Semak baki pelanggan. Jika seluruh baki dihapus kira, akaun ditutup pada sifar.
- Pindahkan jumlah perbelanjaan daripada hutang lapuk ke penyata pendapatan pada akhir tempoh.
Contoh berlangkah
Seri Murni Hardware menjual barang secara kredit kepada Tan Brothers bernilai RM640 pada 15 Mac. Pada 30 September, pemilik mendapat tahu Tan Brothers telah tutup dan tidak mampu membayar. Seluruh RM640 dihapus kira.
Langkah 1: jumlahnya RM640 dan pelanggannya Tan Brothers.
Langkah 2: debit Hutang lapuk RM640.
Langkah 3: kredit Tan Brothers RM640.
Dua akaun lejar kelihatan seperti ini.
| Tan Brothers (lejar belum terima) | RM | RM | |
|---|---|---|---|
| 15 Mac Jualan | 640 | 30 Sep Hutang lapuk | 640 |
| 640 | 640 |
| Hutang lapuk | RM | RM | |
|---|---|---|---|
| 30 Sep Tan Brothers | 640 | 31 Dis Penyata pendapatan | 640 |
| 640 | 640 |
Debit sama dengan kredit dalam setiap akaun, dan catatan itu mempunyai satu debit (RM640) dan satu kredit (RM640). Keuntungan kedai bagi tahun itu RM640 lebih rendah berbanding jika Tan Brothers membayar.
Bagaimana jika sebahagian wang kembali kemudian?
Andaikan pemilik Tan Brothers menjual peralatan dan membayar RM150 pada November. Dua langkah merekodkannya. Mula-mula pulihkan jumlah itu: debit Tan Brothers RM150 dan kredit Hutang lapuk diperoleh balik RM150.
Kemudian rekodkan tunai: debit Bank RM150 dan kredit Tan Brothers RM150.
Langkah pertama menunjukkan pemulihan sebagai pendapatan. Langkah kedua ialah penerimaan tunai biasa. Akaun pelanggan berakhir pada sifar semula.
Kesilapan yang perlu diwaspadai
Satu kesilapan lazim ialah mengkreditkan bank, atau mendebitkan akaun jualan, kerana “jualan itu sebenarnya tidak berlaku”.
Catatan yang salah: debit Jualan RM640, kredit Tan Brothers RM640
Pelajar beranggapan jualan itu patut dibatalkan.
Jualan itu memang berlaku, dan barang telah keluar dari kedai. Kerugian ini ialah kos menjalankan perniagaan secara kredit, bukan jualan yang dibatalkan.
Gunakan akaun perbelanjaan, iaitu hutang lapuk. Mendebitkan jualan akan merendahkan hasil dan bukannya menunjukkan kerugian sebagai perbelanjaan.
Semak sendiri
Cuba di atas kertas dahulu, kemudian buka setiap jawapan.
1. Akaun seorang pelanggan menunjukkan RM275 terhutang dan pemilik memutuskan jumlah itu tidak akan dibayar. Tulis catatan dua belah.
Tunjukkan jawapan
Debit Hutang lapuk RM275. Kredit akaun pelanggan RM275.
2. Berapakah perubahan keuntungan akibat hapus kira dalam soalan 1, dan apa berlaku kepada jumlah akaun belum terima?
Tunjukkan jawapan
Keuntungan berkurang RM275 kerana perbelanjaan RM275 direkodkan. Jumlah akaun belum terima juga berkurang RM275.
3. Jumlah lejar belum terima ialah RM12,400. Dua hutang bernilai RM275 dan RM125 kemudian dihapus kira. Berapakah jumlah baharu?
Tunjukkan jawapan
RM12,400 − RM275 − RM125 = RM12,000.
Ke mana selepas ini
Pelajaran seterusnya beralih daripada satu kerugian yang diketahui kepada anggaran berhemat: mengira peruntukan daripada polisi yang diberi. Apabila mahu berlatih kedua-duanya bersama, gunakan set latihan akaun belum terima dan peruntukan.
Pelajar sering faham akaun-T selepas ia dilukis, tetapi teragak-agak apabila soalan hanya memberi satu ayat. Dalam tuisyen Perakaunan dalam talian satu dengan satu, guru kami melatih anda memulakan catatan daripada ayat itu.