Formaliti bermaksud memilih salam, penutup dan tahap bahasa yang sesuai dengan orang yang membaca. Rakan, guru, pengetua dan pengurus syarikat masing-masing menjangka sesuatu yang sedikit berbeza, dan tahap yang salah menjadikan e-mel terasa cuai walaupun isinya betul.
Pelajaran ini menyambung merangkumi semua perkara yang diminta dan merupakan sebahagian daripada modul komunikasi e-mel.
Bagaimana menentukan tahap yang betul?
Tanya dua soalan sebelum menulis. Siapa pembaca, dan seberapa baik anda mengenalinya?
Rakan atau sepupu mendapat e-mel tidak formal. Guru, pengetua, pustakawan atau pengurus mendapat e-mel formal atau sopan.
Tugasan biasanya menyatakan siapa pembaca. Jika tidak, pilih pilihan yang sopan, kerana kesopanan jarang dipotong markah.
Apa yang berubah antara tidak formal dan formal?
| Ciri | Tidak formal (rakan) | Formal (guru, pengetua, organisasi) |
|---|---|---|
| Salam | Hi Farah, / Dear Farah, | Dear Mr Tan, / Dear Sir or Madam, |
| Ayat pembuka | I hope you are well. | I am writing to ask about… |
| Singkatan | can’t, I’m, we’ll | cannot, I am, we will |
| Permintaan | Can you send me…? | Could you please send me…? |
| Ayat penutup | See you soon! | I look forward to your reply. |
| Penutup surat | Love, / Best wishes, / Take care, | Yours sincerely, / Yours faithfully, |
Contoh berlangkah
Tugasan yang ditulis khas untuk halaman ini: “You want to borrow the school hall for a club meeting. Write an email to the principal, Mrs Lim. Say what the club does, when you need the hall and how many students will come.”
Langkah 1, pembaca: seorang pengetua, jadi formal.
Langkah 2, salam: “Dear Mrs Lim,” kerana kita tahu namanya.
Langkah 3, ayat pembuka dengan tujuan: “I am writing to ask whether our Chess Club may use the school hall next month.”
Langkah 4, isi dalam bahasa sopan: “We meet to practise and to organise small tournaments. We would need the hall on Friday 12 March from 2 p.m. to 4 p.m. About thirty students will attend.”
Langkah 5, ayat penutup dan sign-off: “I would be grateful for your reply. Yours sincerely, Hakim Ismail”
Dibaca keseluruhannya:
Dear Mrs Lim,
I am writing to ask whether our Chess Club may use the school hall next month. We meet to practise and to organise small tournaments. We would need the hall on Friday 12 March from 2 p.m. to 4 p.m., and about thirty students will attend.
I would be grateful for your reply.
Yours sincerely, Hakim Ismail
Tiada singkatan, tiada bahasa slanga dan tiada tanda seru. Permintaan itu sopan dan penutupnya sepadan dengan salam.
Kesilapan yang perlu diawasi
Kesilapan lazim ialah bermula secara formal dan berakhir secara santai, atau sebaliknya.
Draf yang silap: “Dear Mrs Lim, I’m writing ‘cause we wanna use the hall. Cheers, Hakim”
Salamnya formal, tetapi ayatnya menggunakan “‘cause” dan “wanna”, dan “Cheers” ialah penutup santai. Pembaca melihat pelajar yang tidak memikirkan siapa yang membaca.
Pembetulannya ialah membaca seluruh e-mel sekali untuk nada sahaja. Gantikan “‘cause” dengan “because”, “wanna” dengan “would like to”, dan “Cheers” dengan “Yours sincerely”.
Semak sendiri
1. Penutup mana yang sepadan dengan “Dear Sir or Madam”?
Lihat jawapan
Yours faithfully. Ia sepadan dengan salam yang nama penerimanya tidak diketahui.
2. Tulis semula untuk pembaca formal: “Hi! Can you tell me when the library opens? Thanks!”
Lihat jawapan
“Dear Sir or Madam, I am writing to ask when the library opens. Could you please let me know the opening hours? Thank you for your help. Yours faithfully, (name)”
3. Adakah “Hi Dr Wong” sesuai untuk doktor yang belum pernah anda temui? Mengapa atau mengapa tidak?
Lihat jawapan
Tidak. “Hi” tidak formal. “Dear Dr Wong” ialah salam yang sesuai untuk e-mel formal kepada orang yang belum anda temui.
Seterusnya
Setelah nada ditetapkan, teruskan ke menerangkan sebab dan bukan menyenaraikan peristiwa. Kemudian cuba set latihan komunikasi e-mel. Paparan perbandingan semakan penulisan membolehkan anda meletakkan draf tidak formal dan draf formal bersebelahan.
Nada lebih mudah didengar apabila ada pendengar. Guru dalam tuisyen English as a Second Language dalam talian satu dengan satu kami boleh membacakan semula e-mel anda dan menandakan di mana suara berubah.