Untuk menjejak sesuatu urus niaga, ikuti ia daripada dokumen sumber ke buku catatan asal dan kemudian ke akaun lejar, dan catat rujukan pada setiap langkah. Jika anda boleh membina rantai itu bagi setiap catatan, anda boleh menjejak ke belakang untuk mencari kesilapan.
Pelajaran ini menutup pengajaran teras dalam bukti sumber dan catatan asal. Ia menggabungkan empat pelajaran terdahulu, bermula dengan memilih dokumen sumber.
Apakah rantai yang anda ikuti?
Setiap urus niaga melalui peringkat yang sama. Pelatih catatan berganda dan lejar menunjukkan peringkat akhir di skrin.
- Dokumen sumber: bukti, dengan nombornya.
- Buku catatan asal: rekod bertulis pertama, dengan rujukan halaman atau baris.
- Akaun lejar: debit dan kredit, masing-masing mencatat asalnya.
Jika mana-mana peringkat hilang atau jumlah berubah antara peringkat, di situlah anda perlu memeriksa.
Bagaimana membina jejak?
- Senaraikan dokumen dengan nombor, pengeluar dan jumlah bersih.
- Namakan buku tempat setiap satu masuk.
- Tulis debit dan kredit yang akan dipos daripada setiap satu.
- Pos dan rujuk setiap catatan dalam lejar.
- Semak baki dengan dokumen dan pastikan jumlah debit sama dengan jumlah kredit.
Contoh berlangkah
Aina Stationery mempunyai empat dokumen pada bulan Mac.
| Dokumen | Butiran | Bersih (RM) | Buku | Debit | Kredit |
|---|---|---|---|---|---|
| Invois 2041 (daripada Bintang) | 40 rim pada 12, tolak 10% | 432 | Buku harian belian | Belian | Bintang |
| Nota kredit 305 (daripada Bintang) | 5 rim pada 12, tolak 10% | 54 | Buku pulangan belian | Bintang | Pulangan belian |
| Invois S-09 (kepada Wira) | 12 kotak pada 20 | 240 | Buku harian jualan | Wira | Jualan |
| Nota kredit S-02 (kepada Wira) | 3 kotak pada 20 | 60 | Buku pulangan jualan | Pulangan jualan | Wira |
Akaun lejar (hanya empat dokumen ini):
| Akaun | Debit (RM) | Kredit (RM) | Baki (RM) |
|---|---|---|---|
| Belian | 432 | 432 Dr | |
| Pulangan belian | 54 | 54 Cr | |
| Jualan | 240 | 240 Cr | |
| Pulangan jualan | 60 | 60 Dr | |
| Bintang (pemiutang) | 54 | 432 | 378 Cr |
| Wira (penghutang) | 240 | 60 | 180 Dr |
Semak: Baki debit: 432 + 60 + 180 = 672. Baki kredit: 54 + 240 + 378 = 672. Kedua-duanya sepadan.
Setiap baris juga sepadan dengan dokumennya. 432 − 54 = 378 ialah apa yang Aina masih hutang kepada Bintang. 240 − 60 = 180 ialah apa yang Wira masih hutang kepada Aina.
Kesilapan yang perlu dielakkan
Kesilapan lazim ialah mengepos jumlah yang betul ke akaun yang betul tetapi pada bahagian yang salah, kemudian tidak tahu di mana hendak mencari.
Pengeposan yang salah: Nota kredit 305 dipos sebagai debit RM54 dalam pulangan belian, manakala Bintang didebit dengan betul.
Debit menjadi 672 + 54 = 726 dan kredit menjadi 672 − 54 = 618, beza sebanyak 108.
Beza RM108 ialah dua kali ganda ralat, kerana jumlah yang sama berada pada bahagian yang salah. Itulah petunjuknya.
Untuk menjejaknya, pilih catatan bernilai RM54, semak nota kredit, kemudian buku pulangan, kemudian bahagian lejar. Anda akan menemui bahagian yang terbalik pada langkah ketiga.
Pembetulannya ialah mengkreditkan pulangan belian RM54. Debit dan kredit kembali kepada 672 masing-masing.
Semak kendiri
Cuba soalan ini, kemudian buka setiap jawapan.
1. Jejaki belian kredit RM200 daripada invois 514. Namakan buku dan dua akaun.
Lihat jawapan
Invois 514 masuk ke buku harian belian. Debit belian RM200, kredit akaun pembekal RM200.
2. Akaun lejar pembekal menunjukkan kredit RM300 bagi invois 88, tetapi invois itu sendiri menyatakan RM350. Langkah mana yang anda semak dahulu?
Lihat jawapan
Semak baris buku harian dengan invois. Jika buku harian menunjukkan RM350, ralat berada dalam pengeposan. Jika ia menunjukkan RM300, ralat berada dalam penyalinan daripada invois.
3. Hanya empat catatan ini wujud: belian kredit RM250, pulangan belian RM30, jualan kredit RM400, pulangan jualan RM50. Adakah baki debit dan kredit sepadan?
Lihat jawapan
Debit: belian 250, pulangan jualan 50, penghutang 400 − 50 = 350, jumlah 650. Kredit: pulangan belian 30, jualan 400, pemiutang 250 − 30 = 220, jumlah 650. Kedua-duanya sepadan.
Ke mana seterusnya
Uji keseluruhan topik dengan set latihan bukti sumber. Kemudian idea lejar bersambung dalam asas catatan berganda.
Jika anda boleh menjejak dalam kelas tetapi hilang arah dalam soalan yang lebih panjang, guru dalam tuisyen Perakaunan dalam talian satu dengan satu boleh melatih rantai itu dengan soalan anda sendiri.